GOrendezvous

Foire Aux Questions

SÉCURITÉ & CONFIDENTIALITÉ DES DONNÉES


Que faites-vous pour vous assurer de la sécurité des données, pour éviter les pertes ou les vols ?

Plusieurs mesures sont mises en place pour s’assurer qu’aucune personne non autorisée n'accède aux données.

Entre autres, nous utilisons Cloudflare, un pare-feu externe, qui est un leader mondial dans le domaine. En fait, la mission de Cloudflare est de protéger les serveurs Web à travers le monde. Ils sont donc toujours à jour, à l’affût des nouveautés et des nouveaux niveaux de sécurité.

Aussi, aux deux ans maximum, nous faisons faire des audits de sécurité par des consultants externes spécialisés en la matière, qui viennent tester notre sécurité.

Êtes-vous conforme aux lois canadiennes sur la vie privée ?
GOrendezvous est conforme à :
  • LPRPDE (Canada)
  • LPRPSP (Québec)
  • PHIPA (Ontario)

Sachez également que l’accès aux comptes des clients est limité uniquement aux employés de GOrendezvous qui doivent y accéder dans le cadre de leur travail. L’accès est aussi limité à leurs heures de travail seulement.

GESTION DE L’AGENDA ET DES RENDEZ-VOUS


Avez-vous des options de téléconsultation ?

Oui, GOrendezvous s’intègre parfaitement avec Zoom.

Quand vous démarrez votre rencontre via Zoom, votre client reçoit automatiquement un courriel avec le lien sécurisé qui l’invite à se joindre à votre rendez-vous virtuel. De la prise de rendez-vous en ligne, à l’envoi du lien de la rencontre, tout a été pensé pour offrir la meilleure expérience à vous et à vos clients.

Êtes-vous adapté aux besoins des cliniques à grands volumes ?

Oui. Il existe plusieurs options qui aident les cliniques à grand volume, tant pour la gestion des rendez-vous, les rappels, la facturation, la tenue de dossiers, et ce, que vous ayez de l’aide administrative ou non.

L’idéal c’est d’essayer GOrendezvous gratuitement et votre gestionnaire de compte vous aidera à configurer votre compte selon vos besoins opérationnels.

Est-ce possible de gérer la capacité de plusieurs salles et équipements par professionnel ?

Absolument ! L’intelligence de GOrendezvous se démarque ! Une fois votre compte configuré avec vos salles et équipements, les rendez-vous proposés prennent en considération la disponibilité de ceux-ci.

Ceci s’applique lorsque vos clients prennent rendez-vous en ligne ET lorsque vous ou un membre de votre équipe ajoutez manuellement un rendez-vous à l’horaire.

Grâce au bouton « trouver un rendez-vous », la plateforme s’assure que la salle et les équipements seront disponibles pour le rendez-vous.

Est-ce possible de gérer plusieurs professionnels à la fois ?

Certainement. Chaque membre de votre équipe se connecte à partir de son propre identifiant et peut accéder à son horaire de n’importe où. En tant qu’administrateur du compte, vous pouvez mettre différents degrés de permissions à chacun d’entre eux. En somme, GOrendezvous supporte très bien la gestion des professionnels tant pour les rapports de revenus, reçus d’assurances, tenue de dossiers, horaire de travail, etc.

Suis-je en mesure de régler la durée de rendez-vous et la durée des tranches de temps (plusieurs rendez-vous en même temps) ?

Oui. Il existe plusieurs options personnalisables pour répondre à vos préférences de gestion de rendez-vous. Par exemple, vous pouvez choisir de prendre 3 clients en même temps toutes les 15 minutes. Vous serez agréablement surpris par toutes les possibilités offertes.

Est-ce que vous avez des rappels SMS intégrés automatiques pour chaque rendez-vous ?

Oui ! Si le numéro de cellulaire est inscrit au dossier de votre client, GOrendezvous envoie un rappel par SMS de 1 à 5 jours avant son rendez-vous, selon votre préférence.

Ce qui est unique chez GOrendezvous, c’est que votre client confirme sa présence directement à partir du rappel SMS. Dans un tel cas, un crochet apparaît dans la case de rendez-vous sur votre horaire, indiquant que votre client sera présent. Selon nos statistiques, cette fonctionnalité permet de réduire de 75 % les rendez-vous manqués en un mois.

Est-ce que vous avez des rappels par courriels automatisés pour chaque rendez-vous ?

Oui ! Si l’adresse courriel est inscrite au dossier de votre client, GOrendezvous envoie un rappel par courriel de 1 à 5 jours avant son rendez-vous, selon votre préférence.

Ce qui est unique chez GOrendezvous, c’est que votre client confirme sa présence directement à partir du rappel par courriel.

S’il ne confirme pas son rendez-vous par courriel, la plateforme envoie un rappel par SMS. Lorsque votre client confirme sa présence, un crochet apparaît dans la case de rendez-vous sur votre horaire.

Selon nos statistiques, cette fonctionnalité permet de réduire de 75 % les rendez-vous manqués en un mois.

Êtes-vous adaptés à la gestion des cliniques multidisciplinaires ?

Certainement. En date d’avril 2022, il y a plus de 11 000 professionnels qui utilisent GOrendezvous. La majorité de nos utilisateurs sont des professionnels de la santé qui pratiquent dans les domaines de la chiropratique, la massothérapie, la physiothérapie, l’acupuncture, la psychologie, l'ostéopathie, la santé mentale, l’orthophonie et la kinésiologie. Certaines cliniques offrent aussi des cours de groupe, comme le yoga et le Pilates.

Bref, GOrendezvous s’adapte très bien aux besoins spécifiques des différentes pratiques, ce qui en fait un outil essentiel pour les cliniques multidisciplinaires.

Offrez-vous la gestion des employés ?

Tout à fait. Chaque membre de votre équipe se connecte à partir de son propre identifiant et peut accéder à son horaire de n’importe où. En tant qu’administrateur du compte, vous pouvez mettre différents degrés de permission à chacun d’entre eux.

En somme, GOrendezvous supporte très bien la gestion des employés tant pour les rapports de revenus, reçus d’assurances, tenue de dossiers, horaire de travail, etc.

Est-ce que GOrendezvous fonctionne sur tablette et mobile (Android, Apple) ?

Oui, sur la tablette, nous vous suggérons de vous connecter à GOrendezvous à partir d’un navigateur Web. Ainsi, vous pourrez profiter de l’ensemble des fonctionnalités de la plateforme, notamment la tenue de dossiers qui s’adapte très bien à ce type d’appareil.

Sur cellulaire, nous avons une application mobile qui est une version allégée de la plateforme et qui vous permet de gérer vos opérations quotidiennes comme les rendez-vous, les reçus et les paiements.

À quelles heures faites-vous les mises à jour ?

L’équipe de développement fait les mises à jour de nuit, habituellement entre minuit et deux heures du matin.

Quel est votre prix de base ?

Visitez notre page de tarifs pour plus de détails sur nos prix.

RAPPORTS ET LISTES DE CLIENTS


Est-ce qu’il y a une liste de rappel ou de suivi pour les clients ?

Oui, et c’est facile à générer. Grâce à notre rapport « clients à relancer », vous pouvez chercher des clients qui n’ont pas pris rendez-vous au cours des derniers mois. Ensuite, vous pourrez exporter la liste en format Excel et envoyer un courriel de masse avec une solution de marketing par courriel comme Mailchimp.

Est-ce possible de créer des listes pour faire des envois par courriel (infolettres, etc.) ?

Oui, et c’est simple. Vous pouvez chercher des clients selon différents filtres (dernier rendez-vous, professionnels, etc.), exporter la liste en format Excel et envoyer un courriel de masse avec une solution de marketing par courriel comme Mailchimp.

Puis-je avoir un rapport des clients de la journée ?

Tout à fait. Vous pouvez facilement avoir un rapport des clients de la journée, et bien plus. C’est très simple d’utiliser les différents filtres dans vos rapports pour faire ressortir les informations dont vous avez besoin.

SERVICE À LA CLIENTÈLE — AIDE AU DÉMARRAGE


Offrez-vous de l’aide d’organisation et de copie lors d’une transition ?

Absolument ! Lors de votre démarrage, un(e) gestionnaire de compte vous accompagne durant toutes les étapes de votre transition. Il ou elle répond à vos questions, vous aide à configurer votre compte et à créer des modèles de fiches pour votre tenue de dossiers.

Même après votre période de démarrage, vous avez toujours accès à l’aide de notre équipe du service à la clientèle, par chat, par courriel ou par téléphone !

Notre équipe est reconnue pour être amicale et efficace. C’est notre marque de commerce depuis nos débuts et nous en sommes très fiers.

Ah, et c’est GRATUIT ! :)

GESTION DE TENUE DE DOSSIERS


Quelle est la quantité de stockage disponible dans la tenue de dossiers ?

La quantité de stockage est illimitée avec votre abonnement à la tenue de dossiers.

Permettez-vous d’ajouter des pièces jointes (radiographies, copies papier, etc.) aux dossiers ?

Oui. Vous pouvez importer différents types de fichiers (images, PDF, audio, etc.) dans le dossier de votre client.

Votre client peut aussi partager des fichiers directement à partir de son formulaire santé, de façon sécurisée. Ils sont vérifiés par un antivirus, puis centralisés dans son dossier client.

Est-ce possible d’importer/exporter plusieurs dossiers à la fois ?

Pour l’instant, il est possible d’importer/exporter un dossier client à la fois en format PDF ou de l’imprimer.

C’est dans nos plans de travailler sur une fonctionnalité qui permettrait d’extraire plusieurs dossiers clients en même temps. Or, plusieurs facteurs doivent être pris en considération. Nous devons nous assurer de trouver un fonctionnement qui assure la sécurité et la confidentialité des données, et qui supporte le transfert de fichiers numériques très lourds.

Quelle est la capacité de sauvegarde externe au système ? Est-ce possible de faire une sauvegarde complète en fin de journée ?

Vos données sont protégées, notamment grâce à des copies de sécurité en continu. Nos serveurs sont hébergés sur Amazon Web Services (AWS) au Canada. AWS est reconnu comme étant un des meilleurs hébergeurs de l’industrie mondiale pour un environnement sécurisé. Voici sa liste de certifications.

Pour ceux qui aiment les détails techniques, voici un peu plus de détails sur ce qui se passe en arrière-scène.

Sachez que les serveurs de données sont redondants, ce qui signifie que deux serveurs sont synchronisés en continu. Ainsi, dans l’éventualité qu’il y ait un bris matériel sur un serveur, cela serait automatiquement détecté par AWS, et les données sont immédiatement basculées vers l’autre serveur.

Imaginons un scénario malchanceux et peu probable où les deux serveurs cessent de fonctionner en même temps. AWS récupérerait les données et les basculerait sur un nouveau serveur.

Tout ceci se passe très rapidement en arrière-scène.

Pour les utilisateurs de GOrendezvous, c’est imperceptible et il n’y a aucun down-time de la plateforme.

Soyez assurés qu’il s’agit là des meilleures pratiques dans la sauvegarde des données.

Est-ce que l’accès aux dossiers clients demeure même si l’abonnement est annulé ?

Oui. Nous comprenons que plusieurs pratiques sont régies par un ordre professionnel ainsi qu’un code de déontologie, et que dans ces cas, il est primordial que vous puissiez toujours avoir accès à ces données.

Même si vous annulez votre abonnement, vous pourrez continuer à vous connecter à votre compte GOrendezvous en lecture seule. C’est-à-dire que vous pourrez visualiser ou exporter les dossiers et les transmettre au besoin.

Ainsi, GOrendezvous continuera à héberger vos données gratuitement.

En tout temps, à partir de votre compte, vous pouvez vous réabonner, pour une période d’un mois par exemple, ce qui vous redonnera l’accès à vos dossiers en mode édition. Nous travaillons de concert avec vous pour vous aider. N’hésitez pas à nous contacter.

Avez-vous l'ouverture de dossier/fiche informations personnelle du client, Des fiches SOAP notes personnalisables, un anamnèse et revue des systèmes (problèmes de santé antérieurs), des fiches d’examen (physique, rapport radiologique), et des photos ou images?
  • Ouverture de dossier/fiche informations personnelle du client

Oui, vous pouvez envoyer un formulaire santé à votre client par courriel afin qu’il soit complété avant son rendez-vous. C’est une interface très facile à utiliser pour votre client. Il pourra même y ajouter un document à partager avec vous au besoin, comme une prescription ou une radiographie en formats courants (PDF, JPEG.).

Toutes les informations sont centralisées dans son dossier client. S’il y a des champs manquants ou qui n’ont pas été complétés par votre client, vous pourrez les compléter ensemble au moment de sa visite.

  • Des fiches SOAP notes personnalisables
  • Anamnèse et revue des systèmes (problèmes de santé antérieurs)
  • Fiche d’examen (physique, rapport radiologique)
  • Des photos ou images

Oui à tout ! En fait, les possibilités de modèles de fiches sont illimitées sur GOrendezvous.

Vous pouvez bâtir les fiches de votre choix grâce à différents types de champs : choix multiples, tableau, échelle de douleur, signes vitaux, page blanche pour dessiner et un éventail d’autres options.

Vous pouvez aussi importer vos propres images et les annoter.

Pour un démarrage rapide, vous pouvez piger dans les modèles de fiches déjà existants de notre bibliothèque et les modifier à votre guise.

Votre gestionnaire de compte est là pour vous et se fera un plaisir de vous aider à créer vos modèles de fiches électroniques, gratuitement.

Avez-vous l’option d’ajouter les formulaires de notre choix dans la tenue de dossiers ?

Bien sûr ! En fait, les possibilités de formulaires sont illimitées sur GOrendezvous.

Vous pouvez bâtir les formulaires de votre choix grâce à différents types de champs : choix multiples, images, tableau, échelle de douleur, signes vitaux, page blanche pour dessiner et un éventail d’autres options.

Vous pouvez aussi importer vos propres images et les annoter.

Vous pouvez même piger dans la bibliothèque de formulaires, puis les modifier.

Votre gestionnaire de compte est là pour vous et se fera un plaisir de vous aider à créer vos modèles de formulaires électroniques, gratuitement.

Est-ce que les documents à remplir ont une trace légale pour les audits (client et professionnel) ?

Oui. GOrendezvous garde un suivi/historique des modifications en indiquant l’heure, la date et le nom de la personne qui a fait les changements.

Offrez-vous la programmation de touches rapides (raccourcis) ?

Oui. Remplir vos fiches vous prendra moins de temps, notamment grâce à la création de vos lexiques avec des touches raccourcis sur votre clavier ou votre tablette.

Vous pouvez aussi utiliser l’écriture prédictive : vous entrez vos champs lexicaux et GOrendezvous complète automatiquement vos mots lorsque vous commencez à les taper.

Puis-je partager des informations avec les autres professionnels du compte (sous réserve de l’autorisation du client) ?

Tout à fait. Vous pouvez partager vos dossiers clients aux membres de votre équipe qui travaillent sur le même compte GOrendezvous que vous. Plusieurs options de permissions sont disponibles.

En somme, vous choisissez :

  • À quel(s) professionnel(s) vous souhaitez partager vos dossiers client.
  • Si vous voulez donner accès à un dossier client spécifique ou à tous vos dossiers clients.
  • Si votre collègue peut consulter vos dossiers en lecture seule ou s’il peut apporter des modifications.
Avez-vous un lien avec une plateforme de partage d’exercices directement dans GOrendezvous ?

Pour l’instant, GOrendezvous ne s’intègre avec aucune plateforme de partage d’exercices, mais le projet est en cours d’analyse.

Suis-je en mesure de modifier des suivis ?

Oui. Vous pouvez modifier des suivis.

L’historique permet de garder une trace de toutes les modifications apportées dans un dossier client en précisant qui a fait le changement, à quelle date et à quelle heure.

Est-il possible de tenir un inventaire des produits ?

Pour l’instant, GOrendezvous ne supporte pas l’inventaire de produits. C’est dans nos plans de développer une telle fonctionnalité à moyen terme.

REÇUS D’ASSURANCE


Puis-je exporter mon rapport de revenu annuel pour l’impôt ?

En fait, pour vos impôts, l’idéal est d’utiliser le rapport de revenus sur GOrendezvous.

Vous pouvez facilement filtrer le rapport selon les informations nécessaires, puis l’exporter en format Excel.

Offrez-vous l’option d’envoyer les reçus par courriel ?

Certainement ! C’est une des premières fonctionnalités offertes sur notre plateforme depuis notre lancement en 2012.

En fait, plusieurs options s’offrent à vous :

  • Vous pouvez créer différents modèles de reçus.
  • Vous pouvez envoyer le reçu par courriel à votre client ou l’imprimer.
  • Vous pouvez aussi envoyer un sommaire de tous les reçus émis à votre client pour une année par exemple.

ERÉCLAMATIONS


Puis-je faire une réclamation directe aux assureurs ?

Oui, il est possible de faire une réclamation directement aux assureurs. Notre équipe de développement est en train de finaliser notre intégration complète avec Telus eRéclamations.

Quels sont les assureurs couverts par eRéclamations ?

28 assureurs sont actuellement couverts par TELUS eRéclamations.

  1. La Canada Vie
  2. La Financière Manuvie
  3. La Financière Sun Life
  4. BPA—Benefit Plan Administrator
  5. Canadian Construction Workers Union (C.C.W.U.)
  6. Le Régime d’assurances collectives des Chambres de Commerce
  7. CINUP
  8. Le Groupe Assurance Cowan (géré par Express Scripts Canada)
  9. D. A. Townley
  10. Desjardins Assurances
  11. First Canadian
  12. GMS Carriers 49 and 50 (Express Scripts Canada)
  13. GroupHEALTH
  14. GroupSource
  15. Industrielle Alliance
  16. Johnson Inc.
  17. Johnston Group
  18. La Capitale
  19. LiUna Local 183
  20. LiUna Local 506
  21. Manion
  22. Avantage Maximum
  23. La Corporation People
  24. RWAM
  25. SécurIndemnité
  26. TELUS AdjudiCare
  27. Union Benefits
  28. UV Assurance

Pour plus d’informations, visitez le site de TELUS eRéclamations.

Comment puis-je m’inscrire ?

Pour ajouter eRéclamations à votre compte GOrendezvous, vous pouvez prendre rendez-vous ICI.

Vous devez avoir un compte TELUS eRéclamations actif, pour le créer cliquez ici : site d’inscription. Il y a 48 h d’attente pour l’activation d’un compte.

Combien de temps cela prend-il avant d’avoir une réponse de l’assureur ?

Vous verrez la réponse de l’assureur en moins de 2 minutes, en général les réponses sont presque instantanées.

Comment savoir si je suis admissible ?

Vous pouvez vérifier dans la liste ici si votre profession est éligible.

AVEZ-VOUS D’AUTRES QUESTIONS ?


Nous vous invitons à réserver une démo, avec un membre de notre équipe, au moment de votre convenance.

Cliquez sur le lien suivant : RÉSERVEZ UNE DÉMO